23مايو2024مقابلةما هي الفواتير الإلكترونية (e-invoicing)؟
يشار إلى برامج توثيق الفواتير الإلكترونية أيضًا بإسم الفواتير الإلكترونية أو تطبيقات الفواتير، وهو نوع من التطبيقات المصممة لتسهيل وتطوير العملية الكاملة لإدارة الفواتير من الاستلام إلى الموافقة والدفع. هنا توضيح شامل لما تحتويه هذه البرامج:
تسمح برامج توثيق الفواتير الإلكترونية للشركات باستلام الفواتير الإلكترونية عبر الإنترنت، البريد الإلكتروني، أو بترابط مباشر مع الموردين. تكون هذه الفواتير بصيغة رقمية، مثل PDF أو XML أو صيغ أخرى من الصيغ المنظمة، تلغي الحاجة إلى إدخال البيانات اليدوية من الفواتير الورقية المسندة. scanned paper invoices.
تساعد البرامج في اتمام العمليات الرئيسية التالية:
1.التقاط الفاتورة واستخراج البيانات : يستطيع البرنامج التقاط الفواتير القادمة واستخراج البيانات المتعلقة بها processing مثل معلومات البائع، أرقام الفواتير، العناصر السطرية، المبالغ والتاريخ المطلوب للدفع، باستخدام تقنيات مثل تنقية الأحرف العربية (OCR) أو التقاط البيانات الذكي.
2. سير العملية الإدارية: يقوم البرنامج بتوجيه الفواتير عبر سير العمليات الإدارية المحددة مسبقًا، للتأكد من مراجعة وموافقة الفواتير من قبل الأشخاص أو الأقسام المناسبة على أساس القواعد والتفويضات المعتمدة.
3. التعامل مع الاستثناءات والترميز: يكتشف البرنامج الاستثناءات أو النقص في الفواتير، مثل الفواتير المكررة، أخطاء التسعير، أو عدم وجود أوامر الشراء أو أرقام الطلبات، للتعامل معها وحلها قبل الموافقة.
4. معالجة الدفع: قد تساعد بعض برامج الفواتير الإلكترونية أيضًا في معالجة الدفع، بشكل مباشر أو عبر الترابط مع نظم الدفع، لتسهيل الدورة الكاملة من عملية الشراء إلى الدفع.
تتطلب تعريف الفواتير الإلكترونية وظيفتين رئيسيتين:
تشير الفواتير الإلكترونية، إلى عملية إنشاء وإرسال واستلام الفواتير في صيغة رقمية أو إلكترونية، عادة ما تتم هذه العملية عبر نظام تبادل البيانات الإلكترونية (EDI) أو نظام ويب. ليكون نظام فواتير إلكتروني حقيقي، يجب أن يحتوي على وظيفتين رئيسيتين:
1. إنشاء وتسليم الفواتير الإلكترونية:
- تتم إنشاء الفواتير بشكل إلكتروني دون حاجة للطباعة أو التعامل اليدوي الفيزيائي.
- يتم نقل الفواتير بشكل إلكتروني، باستخدام نظام EDI مخصص أو عبر البريد الإلكتروني أو نظام ويب، لإزالة حاجة إلى خدمات البريد أو الشحن.
2. معالجة وتكامل الفواتير الإلكترونية مع نظم الحسابات:
- يمكن معالجة الفواتير الإلكترونية وربطها تلقائيًا في نظم الحسابات أو نظم تخطيط الموارد الإدارية (ERP) لدى المستلم.
- تسمح هذه الترابطات بإدخال البيانات الفعال، وسجلات التسجيل الآلية، وتسهيل عمليات الدفع.
ما هي الفواتير الإلكترونية؟
الفاتورة الإلكترونية ، أو الفاتورة الإلكترونية ، هي تمثيل رقمي لفاتورة ورقية تقليدية تتبع تنسيقا منظما محددا وتلتزم بمعايير معينة لتبادل البيانات الإلكترونية. أي مستند أو رقم فاتورة أو ملف لا يستوفي هذه المعايير لا يعتبر فاتورة رقمية حقيقية حتى الآن. فيما يلي بعض الأمثلة على ما لا يعتبر فاتورة إلكترونية:
1. ملفات PDF أو صور للفواتير الورقية: إن مجرد مسح فاتورة ورقية ضوئيًا وإرسالها كملف PDF أو ملف صورة عبر البريد الإلكتروني لا يعتبر فاتورة إلكترونية. على الرغم من أنه تمثيل رقمي، إلا أنه يفتقر إلى نفس النموذج المنظم وتنسيق البيانات المطلوب للمعالجة الآلية.
2. الفواتير البريدية غير المنظمة: لا تعتبر الفواتير المرسلة كنص بسيط أو نص منسق داخل نص البريد الإلكتروني فواتير إلكترونية. فهي تفتقد الصيغة اللازمة ولا يمكن معالجتها تلقائيًا.
3. المستندات الرقمية المنشأة يدويًا: إذا تم إنشاء الفاتورة يدويًا باستخدام برنامج معالجة الكلمات وتم إرسالها كملف رقمي، فهي لا تعتبر فاتورة إلكترونية، لأنها لا تتبع المقاييس والصيغ المطلوبة.
4.صيغ البيانات غير المتوافقة : يجب أن تتبع الفواتير الإلكترونية صيغ بيانات ومقاييس محددة، مثل XML أو EDI أو صيغ أخرى خاصة بالمجال. المستندات اللاتي لا تتبع هذه المقاييس لا تعتبر حقيقية، حتى وإن كانت كانت في صيغة رقمية.
5. الفواتير دون نقل إلكتروني: لكي تعتبر الوثيقة فاتورة إلكترونية، يجب نقلها بشكل إلكتروني بين الأطراف المعنية، عادة ما يتم هذا عبر نظام فواتير إلكتروني مخصص، شبكة EDI، أو وسائل إلكترونية آمنة أخرى. الفواتير التي يتم رفعها يدويًا أو ترفق بالبريد الإلكتروني قد لا تلتزم بمتطلبات الفواتير الإلكترونية.
كيف تختلف الفواتير الإلكترونية عن الفواتير التقليدية؟
يختلف الفواتير الإلكترونية عن الفواتير التقليدية (الورقية أو المطبوعة) في عدة نقاط رئيسية:
1. الصيغة الرقمية: تُنشئ الفواتير الإلكترونية وتُرسل وتُستلم في صيغة رقمية، مثل XML أو PDF أو صيغ بيانات منظمة أخرى، لإزالة الحاجة إلى الفواتير الورقية
2. التسليم الإلكتروني: تُرسل الفواتير الإلكترونية بشكل إلكتروني، عادة ما يتم ذلك عبر شبكات آمنة أو البريد الإلكتروني أو منصات فواتير إلكترونية مخصصة، بدلاً من الطباعة والإرسال بالبريد التقليدي أو الشحن.
3. التحكم: يتكامل نظام الفاتورة الإلكترونية مع برامج التحكم الذكية أو نظم تخطيط الموارد الإدارية (ERP) أو أي تطبيقات تجارية أخرى، مما يمكن إنشاء الفاتورة ومعالجتها بتوافقها.
4. تحسين إمكانية التتبع: يمكن تتبع الفواتير الإلكترونية ومراقبتها خلال دورتها، من الإنشاء إلى التسليم والدفع، مقارنة بالفواتير الورقية التي تقل فيها الرؤية والمراقبة.
5. تحسين سير البيانات ودقّتها: باستخدام الفواتير الإلكترونية، يتم نقل البيانات بشكل إلكتروني، مما يقلل من خطر حدوث أخطاء ناجمة عن إدخال البيانات أو نسخها يدويًا من الوثائق الورقية.
6. معالجة أسرع: يمكن معالجة الفواتير الإلكترونية وموافقتها بشكل أسرع، لأنها تزيل حاجة إلى التعامل الفيزيائي والإرسال بالبريد وإدخال البيانات اليدوية، مما ينتج عنه دورات دفع أسرع.
7. توفير التكاليف: تقلل الفواتير الإلكترونية التكاليف المتعلقة بالطباعة والبريد وتخزين الورق، وبالتالي تخفض التكاليف الكلية، كما تقلل من تكاليف العمالة المتعلقة بمعالجة الفواتير بشكل يدوي.
8. زيادة الأمان: تشمل نظم الفواتير الإلكترونية عادة معايير الأمان مثل التشفير والتوقيعات الرقمية وسياسات الوصول، مما يضمن سلامة وسرية بيانات الفاتورة.
9. الآثار المفيدة للبيئة: بتخفيض حاجة إلى الورق وزيادة متطلبات النقل، فإن الفواتير الإلكترونية تحتوي على آثار بيئية أقل مقارنة بالفواتير الورقية التقليدية.
10. الترابط والتوافق: يمكن لنظم الفواتير الإلكترونية الترابط مع أنظمة الأعمال الأخرى والمشاركة في شبكات تبادل البيانات الإلكترونية (EDI)، مما يمكن تبادل البيانات بشكل سلس بين الشركات والجهات الأخرى. باستخدام الفواتير الإلكترونية المتكاملة في ERP، يتلقى العملاء الفواتير بعد شحن الطلب بشكل سريع، مما يحسن تجربة العملاء ويساعد على تسريع دورات الدفع.
كيف تعمل الفواتير الإلكترونية؟
يساعد ربط ERP على تلقائية معالجة الفواتير، وتقليل الجهد اليدوي. عندما يتم تلبية طلب العميل وشحن البضائع، يمكن لنظام ERP إنشاء فاتورة إلكترونية تلقائيًا على أساس معلومات الطلب، مما يزيل حاجة إلى إدخال البيانات اليدوية. تزيد هذه التلقائية الكفاءة والدقة.
تتوفر الفواتير الإلكترونية المنظمة رقميًا داخل نظام ERP ويمكن الوصول إليها بسهولة ونقلها تلقائيًا إلى تطبيقات الأعمال الأخرى مثل برامج الحسابات، مما يتيح تدفق العمليات وتقليل تكرار البيانات.
الأساليب المستقبلية في الفواتير الإلكترونية وكيف يمكن أن تؤثر على مستقبل الفواتير والدفعات؟
1. زيادة الاستخدام والتقييم: بمجرد أن تكتشف الشركات الفوائد المتعلقة بالفواتير الإلكترونية، مثل توفير التكاليف وتحسين الكفاءة ودقة البيانات، فإنه سيكون واردًا زيادة استخدامها عبر الصناعات. وهذا قد يساهم في تطوير صيغ وبروتوكولات أكثر تقييمًا، مما يسهل الترابط بين النظم والمنصات المختلفة.
2.الترابط مع التقنيات الأخرى: يتوقع أن ترتبط الفواتير الإلكترونية مع التقنيات الناشئة الأخرى، مثل سلسلة الكتل والذكاء الاصطناعي (AI). على سبيل المثال، يمكن لسلسلة الكتلة تحسين الأمان والشفافية في معالجة الفواتير، بينما يمكن للذكاء الاصطناعي تلقائية إدخال البيانات وعمليات تطابق الفواتير.
3. المعالجة الفورية و الدفعات: بتطور نظم الفواتير الإلكترونية، يمكن أن يتم معالجة الفواتير والدفع بشكل في الوقت الحقيقي أو قريب من الوقت الحقيقي. وهذا يمكّن تحسين إدارة سداد الديون وتقليل التأخير في دورات الدفع، مما يساعد كلاً من المشترين والموردين.
4. التحويل إلى نماذج فواتير معادة: يمكن للفواتير الإلكترونية التحول من نماذج فواتير دورية تقليدية إلى نماذج فواتير أكثر مرونة واستمرارية، مثل فواتير الإشتراكات أو الفواتير حسب الاستخدام. وهذا يتيح تنسيق الفواتير بشكل أقرب لمعدل استهلاك البضائع والخدمات، وخاصة في صناعات مثل الخدمات السحابية والخدمات العامة.
5. تحليل البيانات والمخرجات: يمكن لنظم الفواتير الإلكترونية جمع مجموعة كبيرة من البيانات المتعلقة بالفواتير والدفعات والتحويلات التجارية. يمكن تطبيق تقنيات التحليل المتقدمة على هذه البيانات للحصول على مخرجات حول نمط النفقات وفرص التوفير وتحسين عمليات الشراء.
6. الامتثال للأنظمة وأتمتة الضرائب: بمجرد أن تبدأ الحكومات والجهات الضريبية بتشجيع التحول الرقمي، فإن نظم الفواتير الإلكترونية قد يصبح أكثر تكاملًا مع متطلبات التقارير والالتزام بالضرائب. وهذا يدعم تلقائية حسابات الضرائب وعمليات التقارير والمراجعة، مما يقلل من عبء الالتزام بالشروط للشركات.
الممارسات النموذجية للحفاظ على أمان وسرية البيانات في الفواتير الإلكترونية:
تزيد أمان الفواتير الإلكترونية عند إرسال بيانات الفواتير الغير مهيكلة. لن يتم إرسال الفواتير مباشرةً عبر البريد الإلكتروني الغير آمن. بدلاً من ذلك، يتم إرسال إشعارات بواسطة البريد الإلكتروني حول وجود الفواتير الإلكترونية، ويمكن للمستخدمين الدخول إلى الموقع لمعاينة تفاصيل الفاتورة. وهذا يجنب بعض المشاكل المرتبطة بالبريد الإلكتروني، مثل أمان التحقق من الهوية باستخدام المصادقة الثنائية أو المصادقة حسب القواعد التي تسمح فقط للمستخدمين المصرح لهم بمشاهدة معلومات الفاتورة.
كيفية اختيار مزود حلول الفواتير الإلكترونية؟
عند التقييم الفواتير الإلكترونية للتأكد من تلائمها مع متطلبات الفواتير الخاصة بمؤسستك ومزود الخدمة، هناك عدة عوامل رئيسية للاهتمام بها:
1. صيغ وقوالب الفواتير: تأكد من أن برنامج الفواتير الإلكترونية يدعم صيغ الفواتير والقوالب التي تستخدمها حاليًا أو التي تخطط لاستخدامها في المستقبل. وهذا يشمل قدرة تخصيص الفواتير القياسية والنماذج وإضافة عناصر العلامة التجارية ودعم اللغات والعملات المختلفة.
2. التكامل مع نظم الفواتير: إذا كنت تمتلك نظم فواتير حاليا، فيجب أن يتمكن برنامج الفواتير الإلكترونية من الترابط بسلاسة مع هذه النظم. وهذا الترابط يضمن تدفق البيانات بشكل سلس بين المنصات المختلفة وتقليل إدخال البيانات اليدوية وخطر الأخطاء.
3. دورات وجداول الفواتير: قم بتقييم قدرة حل الفواتير الإلكترونية على التعامل مع دورات وجداول الفواتير الخاصة بمؤسستك. وهذا يشمل قدرة إنشاء وإرسال الفواتير بشكل دوري (مثلاً شهريًا أو ربعيًا أو سنويًا) أو حسب الطلب.
4. منطق وقواعد الفواتير: اعتمادًا على مجالك ونموذج عملك ، قد يكون لديك قواعد فوترة محددة ومنطق يجب تطبيقه. يجب أن تكون برنامج الفوترة الإلكترونية مرن بما فيه الكفاية لدعم هذه القواعد ، مثل الحسابات الخاصة بالخصومات والضرائب والرسوم الإضافية أو هياكل التسعير.
5. الدعم المتعدد للعملات والكيانات: إذا كانت مؤسستك تعمل في مناطق مختلفة أو لديها عملاء في بلدان مختلفة، فيجب أن يدعم برنامج الفواتير الإلكترونية الفواتير المتعددة الكيانات والعملات. وهذا يضمن إنشاء ومعالجة الفواتير بشكل دقيق والتزام بالتنسيقات ومتطلبات العملة المحلية.
6. سير العمل وموافقات الفواتير: تقييم قدرة برنامج الفواتير الإلكترونية على التعامل مع سير العمل الخاص بمؤسستك وعمليات الموافقة على الفواتير. وهذا يشمل الميزات مثل توجيه الفواتير للمراجعة والموافقة وإدارة الاستثناءات والحفظ الوثيقي.
7. تقارير الفواتير والتحليلات: تقييم طريقة التقارير والتحليل المتاحة في برنامج الفواتير الإلكترونية. يجب أن يوفر البرنامج معلومات حول بيانات الفواتير، مثل إيصال الإيرادات والفواتير المستحقة وتدفقات الدفع والمعايير الأخرى الرئيسية لعمليات الفواتير.
8. القدرة على التوسع والأداء: بمجرد توسع مؤسستك، يجب أن يتمكن برنامج الفواتير الإلكترونية على التعامل مع زيادة حجم الفواتير دون حدوث تأثير سلبي على الأداء أو المصداقية.
9. الالتزام والأمان: تأكد من أن برنامج الفواتير الإلكترونية يلتزم بالتنسيقات القانونية المتعلقة بالضرائب ومتطلبات سرية البيانات والمعايير الصناعية المتعلقة بالأمان. كما يجب تقييم الإجراءات الأمنية الموجودة لحماية البيانات الحساسة المتعلقة بالفواتير والعملاء.
فوائد الفواتير الإلكترونية:
توفر الفواتير الإلكترونية، مزايا مميزة عن الفواتير الورقية التقليدية. هنا بعض المزايا الرئيسية لتطبيق الفواتير الإلكترونية:
1. خفض التكاليف: تقلل الفواتير الإلكترونية حاجة إلى الطباعة والبريد وتعامل الورق، مما ينتج عنه توفير كبير في التكاليف للشركات. تقليل المصاريف المادية والعمالة المتعلقة بعمليات الفواتير اليدوية يمكن أن يؤدي إلى فوائد مالية كبيرة.
2. تعزيز الكفاءة والإنتاجية: باستخدام الفواتير الإلكترونية، تعمل الفاتورة الإلكترونية على تبسيط العمليات وتقليل الوقت والجهد المطلوبين لإدخال البيانات يدويًا والطباعة والبريد. تسمح هذه الكفاءة المتزايدة للشركات بمعالجة الفواتير بشكل أسرع وتخصيص الموارد بشكل أكثر فعالية.
3. زيادة الدقة وتقليل الأخطاء: تقلل الفواتير الإلكترونية خطر حدوث الأخطاء البشرية التي قد تحدث أثناء إدخال البيانات أو التعامل مع المستندات الورقية. هذه الدقة المتزايدة تؤدي إلى قلة المنازعات وتأخير معالجة المدفوعات.
4. إدارة أفضل للسداد: يمكن للفواتير الإلكترونية تسريع تسليم الفواتير إلى العملاء، مما يؤدي الى تسريع دورات الدفع. هذا التحسين في إدارة السداد يمكن أن يؤثر بشكل إيجابي على صحة الشركة المالية وسلاسة الدفع.
5. تحسين التتبع والتدقيق: توفر الفواتير الإلكترونية مسارًا رقميًا يسهل تتبع الفواتير ومراجعتها. يمكن أن تساعد هذه الشفافية الشركات على الامتثال للمتطلبات التنظيمية وتحسين الرقابة الداخلية.
6. التطور البيئي: باستخدام الفواتير الإلكترونية، يمكن تقليل استخدام الورق وحاجة إلى نقل الوثائق التي تساهم في تطوير ممارسات أعمال أكثر استدامة وصديقة للبيئة.
7. تحسين تجربة العميل: توفر الفواتير الإلكترونية للعملاء طريقة مريحة وفعالة لاستلام ومعالجة الفواتير، مما يمكن تحسين تجربتهم ورضاهم عن الشركة.
هل تحتاج الشركات الصغيرة إلى استخدام الفواتير الإلكترونية؟
سوف نتطرق إلى مزايا الفواتير الإلكترونية (E-Invoicing) للشركات الكبيرة والصغيرة. هنا نذكر النقاط الرئيسية:
1. المزايا للشركات الكبيرة:
-سرعة معالجة الدفعات: تسمح الفواتير الإلكترونية بمعالجة وتسوية الفواتير بشكل أسرع، مما يؤدي الى تحسين سداد الديون وتدفق العمليات المالية للشركات الكبيرة.
2. المزايا للشركات الصغيرة:
-تقليل التكاليف الإدارية: باستخدام الفواتير الإلكترونية، يمكن للشركات الصغيرة تقليل التكاليف المتعلقة بإدخال البيانات وطباعة وإرسال الفواتير الورقية، مما يؤدي إلى تقليل التكاليف الإدارية.
-تبسيط العمليات: تعمل الفاتورة الإلكترونية على تبسيط عملية الفوترة ، مما يقلل من الوقت اللازم لمعالجة الفواتير ودفعها ، مما يمكن أن يحسن الكفاءة والإنتاجية.
-تحسين الدقة: تقلل الفواتير الإلكترونية خطر حدوث الأخطاء التي قد تحدث أثناء إدخال البيانات يدويًا، مما يزيد من دقة الفواتير وعمليات الدفع.
3. زيادة أهمية الفواتير الإلكترونية:
-حلول مبسطة: هناك طلب متزايد على حلول مبسطة ومتحكمة مثل الفواتير الإلكترونية، لأن الشركات تبحث دائمًا عن طرق لتسهيل عملياتها وتقليل العمل اليدوي.
-متطلبات العميل: يطالب العديد من العملاء، وخاصة المؤسسات الكبيرة، بشكل متزايد مورديهم والبائعين باعتماد أنظمة الفوترة الإلكترونية، مما يجعل الامتثال لها والحفاظ على علاقات العملاء شرطًا أساسيًا للشركات
الرقمنة وتلقائية معالجة الفواتير الإلكترونية:
تشير العبارة إلى الرقمنة وتلقائية معالجة الفواتير الإلكترونية، الى عملية تحويل الفواتير الورقية التقليدية إلى صيغة رقمية وأتمتة الخطوات المختلفة كمعالجة هذه الفواتير الإلكترونية باستخدام برامج الفوترة الالكترونية.
العناصر الرئيسية لترقيم وتلقائية معالجة الفواتير الإلكترونية: ترقيم وإدارة آلية لمعالجة الفواتير الإلكترونية
1. استخلاص البيانات:
- استخراج بيانات الفواتير آلياً من مصادر مختلفة (مثل ملفات PDF أو صور أو مرفقات البريد الإلكتروني) باستخدام تقنيات مثل التعرف الضوئي على الحروف (OCR) ومعالجة الوثائق الذكية.
- استخراج بيانات الفواتير مثل تفاصيل المورد، أرقام الفواتير، التاريخ، البنود، والمبالغ.
2. صحة البيانات:
- التحقق التلقائي من صحة البيانات المستخرجة بناءً على قواعد وإعدادات محددة مسبقًا.
- التحقق من وجود أخطاء أو تكرار أو عدم الالتزام بالسياسات الداخلية أو المتطلبات القانونية.
3. آلية سير العمل:
- توجيه الفواتير تلقائيًا عبر سير العمل المحدد مسبقًا على أساس عوامل مثل مبلغ الفاتورة أو القسم أو هرمية الموافقات.
- تلقائية المهام مثل الترميز وتعيين الحسابات وإرسال إشعارات الموافقة.
4. الترابط:
- الترابط مع نظم تخطيط الموارد الإدارية (ERP) أو نظم الحسابات أو نظم الشراء الأخرى.
- السماح بتبادل البيانات السلس وتحديث السجلات المتعلقة، مثل سجلات الموردين وأوامر الشراء وحسابات السجل العام.
5. معالجة الدفع:
- تلقائية عملية الدفع بناءً على الفواتير المعتمدة وشروط الدفع.
- دعم طرق الدفع الإلكتروني مثل ACH والتحويلات البريدية والبطاقات الافتراضية
6. التقارير والتحليل:
-توفير رؤية لحظية على حالة معالجة الفواتير واختناقات سير العمل ومؤشرات الأداء.
- إنشاء تقارير لأغراض التدقيق والامتثال وتحليل الإنفاق.
مخاطر الغش والدفعات المكررة:
رغم أن رقمنة ومعالجة الفواتير الإلكترونية توفر مزايا، إلا أنها قد تؤدي إلى مخاطر الاحتيال والمدفوعات المكررة في حال عدم تطبيق الضوابط والوقاية المناسبة. هنا بعض المخاطر الرئيسية والعوامل التي يجب الاهتمام بها:
1. الدفعات المكررة:
- قد لا تكون النظم الآلية قادرة على الكشف عن الفواتير المكررة إذا لم يتم تصميمها للتعرف وتمييز الفواتير المكررة على أساس مختلف المعايير مثل أرقام الفواتير وتفاصيل المورد وتفاصيل البنود
- قد تحتاج الفواتير المستلمة من مختلف القنوات أو في صيغ مختلفة إلى مراجعة وتحقق يدوي من البيانات
2. الفواتير الزائفة:
-قد تحاول بعض الجهات الضارة إدخال فواتير احتيالية إلى النظام، إما عن طريق استغلال نقاط الضعف في عمليات استخلاص البيانات والتحقق من صحتها أو انتهاك حسابات الموردين أو قنوات الاتصال.
- يجب تطبيق سياسات الوصول والتحقق من صحة البيانات والمعايير المناسبة للوقوف أمام مخاطر الفواتير الزائفة.
3. تعديل الفواتير:
- إذا كان النظام مسموحًا بتعديل الفواتير بعد استخلاص البيانات الأولية، فإنه يوجد خطر تعديل أو زيادة الفواتير، مما يؤدي إلى الدفع الزائد أو الدفع دون موافقة.
- يلزم تطبيق مسارات تدقيق وضوابط صارمة على الوصول لتعقب أي تغييرات في الفواتير وضمان تباعد الواجبات
4. عدم الرعاية والموافقات:
- التدفقات الآلية قد تتجاوز الموافقات أو الإشراف الضروري إذا لم يتم تكوينها بشكل صحيح، مما يؤدي إلى مدفوعات غير مصرح بها أو مخالفات للسياسات والإجراءات الداخلية.
- يجب تضمين تسلسل الموافقات المناسب والاستثناءات في سير العمل الآلي لضمان الإشراف والرقابة المناسبين.
الأسئلة الشائعة
ما هو برنامج اعتماد الفواتير الإلكترونية؟
يشير برنامج اعتماد الفواتير الإلكترونية أو برنامج الفواتير الإلكترونية إلى نوع من التطبيقات المصممة لتسهيل عمليات إدارة الفواتير بشكل كامل، من إستلام الفواتير الإلكترونية إلى الموافقة والدفع. ويسمح للشركات بإستلام الفواتير الإلكترونية بشكل إلكتروني، ويسهل سير العملية للموافقة، ويعالج الاستثناءات والترميز، ويتكامل مع نظم المحاسبة، وقد يعالج أيضًا الدفعات.
ماذا تعني الفواتير الإلكترونية؟
تشير الفواتير الالكترونية إلى نظام إرسال وإستلام الفواتير بشكل إلكتروني بدلًا من استخدام الورق. ويمكن أن تكون أسرع وأكثر كفاءة وأكثر اهتمامًا بالبيئة من الفواتير التقليدية. وهو غالبا جزء من التوجه نحو الرقمنة والأتمتة في الأعمال.
ما هي عملية الفواتير في SAP؟
عملية الفوترة في نظام SAP تشمل إنشاء أمر مبيعات وتسليم المنتجات أو الخدمات للعميل وإنشاء فاتورة بناءً على أمر المبيعات ومستند التسليم وإرسال الفاتورة للعميل واستلام الدفع وإغلاق وأرشفة الفاتورة في النظام
لماذا نستخدم الفواتير الإلكترونية؟
نستخدم الفواتير الإلكترونية لسرعتها وكفاءتها، وتوفير التكاليف، وتحسين الدقة، وتعزيز الأمان، وفوائدها البيئية. ويمكنها تحسين عملية الفواتير عن طريق إزالة الحاجة إلى الورق والعمليات اليدوية، وتوفير طريقة أكثر أمانًا واهتمامًا بالبيئة لإرسال وإستلام الفواتير.
كيف تعمل الفواتير الإلكترونية؟
يتم إنشاء الفواتير إلكترونياً في قوالب منظمة مسبقاً، وإرسالها إلى المتلقي عبر شبكة آمنة أو بوابة مخصصة، ومعالجتها تلقائيًا باستخدام برنامج اعتماد الفواتير الإلكترونية الذي يستخرج البيانات المطلوبة ويوجه الفواتير للموافقة ويتعامل مع الاستثناءات لتبادل البيانات بسلاسة
